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上司に仕事の相談をする時の鉄則

上司に相談したいけど、うまく相談する方法がわからない方へ

この記事を読んでいるあなたはこんなこと考えたことありませんか?

上司への相談の仕方がわからない
もっと上司と良い関係を作って色々学びたい
初めて上司に相談するときにどう話しかけたら良いんだろう

この記事ではこういった疑問に答えていきます。

上司に相談する時には、5大原則があります。それは、時間と場所を確保する、意見+クローズドクエスチョンを使いこなす、相槌は大げさに、メモは必須、素直に行動の5つです。こう言った内容について詳しく解説していきます。

 

記事を書いている僕は、コンサルティングファームで働いて4年目になります。その中で、仕事のチェックの相談をしたり、どうやったら仕事ができるようになるのか、といったことについてたくさん相談をして色々なこと学んだりしてきました。その経験をもとに、上司への相談の仕方について解説したいと思います。

 

 

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1.上司に仕事の相談をする時の鉄則

上司に仕事の相談をする時って不安があったり、やだなぁって思うことありますよね。僕自身、毎日毎日仕事のチェックをしてもらっていますし、分からないことがあるときは相談をしていますが、忙しい上司の時間を使うのも悪いなぁと思ったり、とりあえず質問して考えてからこい!と言われた時もありました。

そこで学んだ、上司に仕事の相談をする時の鉄則を見つけたので、ここで解説していきたいと思います。上司に仕事との相談をする時の5大原則にまとめたので、ぜひ使ってみてくださいね。

 

  1. まずは時間と場所を確保せよ
  2. 意見+クローズドクエスチョンを使いこなせ
  3. 「でも」は禁止!相槌は大げさに
  4. メモは必須
  5. 素直に行動

 

1つずつみていきましょう。

 

まずは時間と場所を確保せよ

上司に仕事の相談をする時の鉄則の1つ目は場所と時間を確保することです。

何よりまずはこれです。僕が上司に相談したときに怒られたことは、思い立ったときに相談しに行ったら「今忙しいから後にして」、「場所とか時間押さえてよ」と結構怒られました。もちろん、いつでも相談していいよって上司もたくさんいましたが、場所と時間を抑えるのがとても大事かなと思います。やっぱり「相談の時間=上司の時間を使っている」と言う認識が僕自身甘かったことが原因だったのかなと思います。

 

でも、上司は僕たちより多くの仕事を同じ労働時間の中で行なっているので、基本的には部下の社員より効率的に働かないといけないですよね。僕が働いているコンサルティング業界では、役職ごとに1時間あたりお客さんに何円を請求しているか、ということが決められているんです。つまり、上司の時間単価がすごく高いんですよね。だから、上司の時間は僕らの時間より貴重だ、と言うのが前提にあります。これは他の会社でもたくさんの給料をもらっているということは本来的には、その人たちの1時間はとても貴重だということになります。

 

そこで、まずは場所と時間を確保して、上司の時間と相談をする場所を確保して、相談の時間を有意義にすることがとても大切なんだなと気づきました。

 

部屋と時間を確保するメリットもいくつかあります。

  • 周りに聞かれたくない話も相談できる
  • 場所と時間を確保することで、上司が相談を聞くモードに切り替えられる
  • しっかり準備しているなと言う心象を与えられる
  • 2人斬りで話すことで、親密な関係になりやすい

 

こういったメリットもあるので、まずは時間と場所を確保することを心がけてみてほしいです。

 

意見+クローズドクエスチョンを使いこなせ

上司に仕事の相談をする時の2つ目の鉄則は、クローズドクエスチョンを使いこなせ、です。

 

そもそもクローズドクエスチョンてなに?と言うことを説明しておきますね。
質問にはオープンククエスチョンとクローズドクエスチョンがあります。

 

オープンクエスチョンは、例えば、「最近調子どう?」、「昨日何食べたの?」と行ったように、相手が好きなことを答えることができる質問です。

一方で、クローズドクエスチョンはYESまたはNOで答えられる質問です。例えば、「今回のプロジェクトのゴールは、業務の改善点を洗い出して、施策を具体的に上げていくことであってますよね?」、「ゴルフが趣味なんですか?」といったように、YESまたはNOで答えられますよね。こう行った質問をクローズドクエスチョンと言います。

 

では、なぜ上司への質問は「意見+クローズドクエスチョンを使いこなせ」ということなんでしょうか。

基本的に、世の中の会社は上司が仕事の全体を管理し、その部下がパーツパーツを仕事としてこなして、みんなで1つの成果物を作ることになっていますよね。そうすると、上司としては部下がある程度自分で考えてグイグイ仕事を進めてくれる方が嬉しいと思うんです。

 

だから、上司が相談されたときに「この仕事ってどうやってやるんですか?」と行ったようにオープンクエスチョンで聞くと、おそらく反応としては「まず自分で考えてほしいなぁ」、「結局自分で頭を使って考えてるから仕事振った意味ないなぁ」と思ってしまうかもしれません。でも、クローズドクエスチョンを使えると「お、めっちゃ仕事できるやん」、「やる気があって良いな」、「自分で考えて仕事してるからアドバイスもしやすい」と思ってくれるんです。

 

具体的にどんな風に質問するか少し例を出しておきますね。

「この仕事のやり方がわかりません」

「この仕事はまず過去の取組結果を把握した上で、メリットデメリットをまとめていく手順でしようと思っています。このときに、過去の情報をもらうのは、経理部に確認であっていますか?」

 

「次の会議に向けて資料は何を作れば良いですか」

「次の会議のゴールはAIをうちの部署で使うかどうか判断することですよね?だとすると、AIの特徴、メリットデメリット、他社での利用事例、うちの部署での活用できそうな仕事を内容として入れようと思っています。違和感ありますか?」

 

このように、自分の意見+クローズドクエスチョンで聞くことで、自分の仕事の方向性も確認できますし、上司もアドバイスがしやすいですよね。問題なければ、問題ないと言ってくれますし、修正した方が良いことは、具体的に、こことここはこんな風にやった方が良いよとか、これも調べておいてとかうまくアドバイスがもらえると思います。

 

「でも」は禁止!相槌は大げさに

上司に仕事の相談をする時の3つ目の鉄則は、「でも」は禁止!相槌は大げさに打つことです。え?相槌を大きくうってたら逆にうざくない?と思う方もいるかもしれませんね。

 

でも上司って結構相談されるのが好きな人も多いんですよ。自分を頼りにしてくれる、アドバイスが好きな方って結構多い印象ですね。僕の会社でも、上司に相談するといろんなことを話してくれます。たまに脱線して、仕事の相談したのに、コンサルとは?みたいな話を長くされる人もいますが、まぁそれも勉強になります。

 

そんなときに相槌を打つとどんどんいろんな情報を話してくれます。例えば、「なるほど〜」、「やっぱり勉強になりますね」などと相槌を打ちながら聞くと、相手もだんだん気分が良くなっていろんな情報をくれたりしますし、可愛がってくれたりします。

 

一方で、「いや、でも・・・」とか「うーーーん、そうなんですかねぇ」と言う発言をすると、質問しにきておいて聞く気がないじゃないかと思われてしまうので、こう行った相槌はお勧めしません。

 

意見が食い違う時は、「確かにそうですね。ただ、こんな時は・・・こうなんですかね」といったように、質問系で話しかけるとうまくコミュニケーションがとりやすいです。

もう少し具体的にいうと「確かにAIの利用についてはおっしゃる通り、販売予測とかに使えると有効ですね。ただ、うちの部署で負担になっている業務が販売実績の分析業務なので、そういった喫緊の課題にAIを使った方が良いんですかね」と言う感じで質問すると相手の気分を害することなく、気持ちよくディスカッションできるのでお勧めです。

 

相槌をうまく使いこなすと、相談の時間をもっともっと良い時間にして、学びもあるし、上司との関係性もよくすることができるので、ぜひ試してみてくださいね

 

メモは必須

上司に仕事の相談をする時の4つ目の鉄則は、メモは必須です。

相談をするときには絶対にメモを取ってください。それが、ノートに手書きでも良いですし、パソコンでメモ帳やワードにタイピングしても良いですが、メモは必須です。特にポイントは、一語一句漏らさない!という意識でメモを取ること!

 

僕の場合、相談したときに、その場では「確かにそうだな」、とか、「あ、そうすればよかったんだ」とか思うことありますが、いざ、実際に作業してみると、「あれ・・・うまくいかない」なんていことがたくさんありました。そして、もう一度上司に相談しに行って「さっきも言ったけど・・」と言うように、説明されて申し訳ないなぁと思いましたし、自分の仕事も時間がかかるし、なんとかしたいなぁと思っていました。

 

そこで、僕はノートに一語一句漏らさずとる!と意気込んでメモを取るようにしました。すると、もう一度メモを読み返して理解できるようになりましたし、仕事を進める上でのヒントや、何か調べ物をする時の方法やキーワードなどすべてメモに入っていたので、仕事が順調に進みました。

 

でも一語一句メモを取るって、無意味じゃない?と思いますよね。でも実は、大事なポイントの前後に仕事をうまく進めるためのポイントが隠れていたりするんですよね。

 

例えば、AIに関しての調査について上司に相談した時を想定してみます。そこで上司は、「AIについてはメリットデメリットを調査しておいて。特に、うちの部長は石橋を叩いて渡る人だから事例とかもあればいいけど、とりあえずメリットデメリット整理しておいて」とアドバイスをもらいました。

 

ここで普通はメモは「AIのメリットデメリット調べる」ととる人が大半ではないでしょうか。でも一語一句漏らしていない場合、部長の性格や気にするポイントもメモにあるので、実際に仕事をするときにメリットデメリットを調べた上に、さらに事例なども入れておこうかなぁと思って、少し調べて追加しておいたりできるんですよね。そうすると、仕事ができるなぁ、となるわけです。

高校の授業などでも、板書だけじゃなくて、先生が喋ってることも簡単にメモしておくと良いよ、と言う話にかなり近いですが、一語一句メモを取る意識の効果は想像しているよりはるかに大きいのでぜひ試してみてください。

 

素直に行動する

上司に仕事の相談をする時の5つ目の鉄則は、素直に行動することです。

これは、正直上司に限らず相談やアドバイスをもらったら、素直に実行する方が絶対に良いです。そのメリットとしては、

 

可愛がられる

 

これが一番です。すぐにアドバイスや相談した内容を反映してくれる部下は、教えてよかった、面倒を見てよかったと思ってくれます。上司も人間なので、自分が教えたのに無視されたら当然良い気はしないですよね。だから素直に行動することが大切です。

 

でも、相談したあとに仕事を進めているときに、アドバイスを受けたやり方より、こっちのやり方の方が良いのでは・・・と思うこともあると思います。そんな時にすべきことは2つです。

 

1つ目は、そのタイミングで上司にもう一度相談する
2つ目は、上司のアドバイス通りにやった上で、プラスアルファで仕事をしておく

 

そのタイミングで上司にもう一度相談する

1つ目に関しては、よくあることだと思うので詳しくは解説しませんが、基本的な報連相の発想です。あれ?と思ったときにはすぐ相談し、大きく方向性を間違えたり、上司と認識がずれないように進めることでうまく仕事が進みますよね

 

 

上司のアドバイス通りにやった上で、追加で自分が良いと思った仕事をしておく

2つ目に関しては、すこし自分の仕事量が増えるやり方ですが、僕はこちらをお勧めします。

まずは、アドバイスをもらったので敬意を示すために言われたやり方をします。それでも、違和感がある時は、少し自分が良いと思ったやり方で仕事を進めておいて、上司に確認するときに「先ほどアドバイスいただいた点を資料にまとめました。

ただ、そのときに事例や競合の情報も入れておいた方が良いなと思ったので、追加してみたので合わせて確認いただけますか?」と言うようなコミュニケーションをとると、上司も「お、いいね」となるわけです。そうすると、アドバイスをしっかり聞いてくれてるから教えがいがあるなぁと思ってくれますし、自分で考えて仕事もできるな、となるんですよね。

だから、まずは素直に行動することってすっごく大切なんです。

2.上司に相談する前に準備すること

上司に相談するポイントについて解説してきましたが、ここでは相談をする前にやっておいた方が良い2つのことを紹介しておきます。

  1. 自分の考えをまとめる
  2. 相談がうまくいくために必要なものを全て揃える

 

 自分の考えをまとめる

先ほどの上司に仕事の相談をする時の鉄則の2つ目に特に関係してくることですが、まずは、自分の考えをまとめておくことがたいせつです

 

分からない事が出てきたときに、すぐに質問するんではなくて、こうしたら良いのではないかと言ったことをまとめておくことが大切です。 自分の意見をまとめる時のポイントは

  • 確認したいことを質問の形でまとめる
  • それに対して自分はどんな手順で答えを出すか

 

この2点をしっかりまとめておくと、相談をする上でもとても効果的です。

 

上司に相談をするときに「○○○とは何か?と言うことについて3点質問があるのでお時間いただけませんか?」と言うように相談の時間をもらうときに伝えることができますし、上司も何の相談か事前にわかるので受け入れやすいと言うメリットがあります。

論理的に伝えたり、質問の立て方は別記事にまとめているので参考にしてみてください
≫参考:論理的に考えるための方法【分かりやすく解説します】
≫参考:仕事できる人が意識している3つのこと

 

 相談がうまく行くために必要なものを全て揃える

2つ目の準備すべきことは、相談をする上で必要なものを全て揃えることです。

例えば、僕が「AIについて調査する」と言う仕事をしていて、内容を相談したいときには次のようなものを揃えたりします。

 

  • AIの調査した結果を簡単にまとめたワード資料
  • 情報ソースのエクセル一覧
  • 質問事項をまとめたスライド1枚

 

このように相談のために必要なものは簡単に整理してまとめておく方が良いです。このときにも、パソコンとディスプレイをつないで確認するのか、印刷して紙を見ながら相談した方が良いのかを考えて、相談の時間が一番効果的になるように準備しておくのが良いと思います。相談の内容によって準備すべきものは変わると思うので少しまとめておくので参考にしてもらえればと思います。

仕事の進め方の確認をする時
・進め方の手順をまとめたワード(誰に、何を、どのように、いつまでにをまとめたもの

 

働き方に関しての相談をする時
・今の働いている状況
・請け負っている仕事内容
・上司にしてほしいこと(デッドラインを調整してほしい、他の人にうまく分散させてほしい)

 

上司へに依頼する時
・相談や依頼の目的と背景をまとめた資料(ほか部門の部長と調整してほしい)
・相談や依頼する内容をまとめた資料
・デッドライン

 

相談をするまでにしっかり準備しておくことで、相談そのものが有意義になりますし、皆さんが仕事ができるやつというポジションを作りやすくもなりますし、上司との関係性も良好になったりと、うまく相談すると良いことがたくさんあるので、ぜひうまく相談してみてくださいね。

 

3.まとめ

記事で解説してきたことを最後にまとめておきます。

・上司に仕事の相談をする時の鉄則

1.まずは時間と場所を確保せよ
2.意見+クローズドクエスチョンを使いこなせ
3.「でも」は禁止!相槌は大げさに
4.メモは必須
5.素直に行動

・成長に必要な振り返りの方法

1.自分の意見をまとめる
2.相談がうまくいくために必要なものを全て揃える