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社会人必見!簡単に良い議事録の書き方をご紹介

新社会人、若手社会人の方へ

この記事を読んでいる皆さんは、次のような悩みや疑問を持ったことがありませんか?

議事録がうまく書けない

議事録を書いても要点がわからないといわれる

いつも会議のポイントが抜けてしまう

この記事ではこういった疑問に答えていきます。

社会人になってまず最初にする仕事が議事録という方も多いので、今回ご紹介する方法で書ければ「仕事ができるやつ」になることは間違いなしです

また、ある程度社会人として当然議事録は書くことができると思われている方も、久々に議事録を書く時や、部下の議事録をチェックするときに、「さすが!」と言われるようになるでしょう。

今回は「社会人必見!簡単に良い議事録の書き方をご紹介」という内容で解説していきたいと思います。

1. 良い議事録とは何か?

まずは、そもそも「良い議事録」とは何でしょうか。

それは、「会議での決定事項、次回のタスク、今後の検討論点」が一目でわかること。会議に出席していない人がどのような経緯で決定事項、タスクが決まったのかわかることです。

会議は何かを決めるために行うことがほとんどだと思います。

だから「議事録書いといて」と上司に言われた時には「今日の決定事項と次回のタスク、今後の検討論点を一目でわかるようにまとめておいて」と頼まれたと理解してみてください。

良い議事録は発言録とは違う

議事録と一言で言っても、時系列に発言された内容をまとめたものを見たことがある方も多いと思います。

しかし、これは国会や裁判のように誰が何を言ったかを正確に記載することが求められる時に使います。

たとえて言うなら、録音したテープをすべて文字に起こすようなものです。

 

しかし、ビジネスで必要なのは「行動につなげること」です。

だから、国会や裁判で行われるような発言録は全く必要がないんです。

ビジネスで必要な議事録は、先ほど説明したように

  • 決定事項
  • 次回に向けたタスク
  • 今後の検討論点

がわかればよいので、上記3つにかかわるポイントが構造化され時系列ではなく論理的な構造で整理されているメモが議事録なんです。

つまり発言録と議事録の違いは、発言の記録度合いと構造化の方法に違いがあります。

まとめ

  • 発言録:会議での発言者、発言内容のすべてが時系列で記載されているメモ
  • 議事録:決定事項、次回会議に向けたタスク、今後の検討論点に関しての発言内容が構造化されて整理されたメモ

良い議事録の要素

では、良い議事録とはどのような要素から構成されているのでしょうか。

この構成要素を満たすことができれば誰にでも簡単に「良い議事録」を書くことができます。

 

良い議事録の構成要素は大きく3つあります。

  • 決定事項、タスク、今後の検討論点がまとめられている
  • 発言内容が構造化され、メッセージが抽出されている
  • (できれば所感が記載されている)

決定事項、タスク、今後の検討論点がまとめられている

まずは、何よりも決定事項、タスク、今後の検討論点がまとめられていることが大切です。

これは当たり前かもしれませんが、「わかりやすく書くこと」が大切です。

議事録は1時間の会議であれば1~2枚になると思いますが、決定事項などが各所に点在していてはすべてを読まないと何が決まったのかなどがわからないですよね。

一番大切なポイントは、議事録の一番初めにサマリとしてまとめておくことです。

 

こうしておくことで、忙しい部長や上司なども一目でポイントがわかりますし、そこだけ読めば何が決まり、次回までに何をしないといけないのかなどがわかります。

一方で、決定事項などが各所に点在していた場合は、すべて読むのがめんどくさくなって読んでくれないことになります。

そうすると、次の会議でまた前回の議論に話が戻ったり、決定事項がひっくり返ったりするんです。

だから、議事録ではまずはサマリに決定事項をまとめることが大切なんです。

 

発言内容が構造化され、メッセージが抽出されている

次に各発言はすべて構造化されていて、メッセージが抽出されていることが、良い議事録の条件です。

どういうことかというと、次のようなイメージです。

  • (メッセージ)期の注力アカウントは、売り上げ規模が大きく、自社との関係性が良いマツモトキヨシ、イオン、ウェルシアとする
    • (理由1)マツモトキヨシ、ウエルシア、イオンの3社で自社の売上の40%を占めているため
      • (発言1)マツモトキヨシへの売り上げは0.8億円
      • (発言2)ウエルシアへの売り上げは0.6億円
      • (発言3)イオンへの売り上げは1.6億円
      • (発言4)その他企業への売上は3.5億円
    • (理由2)マツモトキヨシ、ウエルシア、イオンとは商品開発や販促支援で関係性を構築してきた歴史がある
      • (発言1)創業時から事業を拡大する際にイオンへの商品提供を軸に開発し、共同開発なども進めてきた(〇〇部長)
      • (発言2)マツモトキヨシは直近売上が減少してきてはいるものの、これまで手厚くリベートも払ってきており関係性はある。むしろこの関係性を生かして新製品の売上を伸ばすべきである(〇〇営業担当)
      • (発言3)エルシアは5年ほど前から関係構築を強化し、ようやく商品部長やからの信頼も得られてきたので、
        この関係性をより強め売上を拡大する方が良い。関係性のない企業への投資は無駄に終わるリスクもあるのではないか(〇〇課長)

つまり、メッセージ、理由、発言を階層構造にして記載するようにすることが大切なんです。

各発言からサマリを書くようなイメージでメッセージと理由を書いていきます。このメッセージと理由は会議で直接的に話されることもあれば、話されない場合もあります。

話されない場合には、「ではその方向で行きましょう」、「総論賛成ですね」といった形で暗に示されることが多いので、この内容を言語化して議事録に書いておくことがとても大切になります

 

このように構造化して書いておくことで、メッセージを読めば大事なポイントがわかりますし、メッセージの次の階層を読むだけでその理由もわかります。

時間がない人はメッセージまでしか読まないでしょうし、もう少し知りたいときには、各理由の根拠になっている発言を読むこともできるのでこの階層型が非常に良い議事録の形です。

 

(所感が記載されている)

そして理想を言えば所感を書くことができれば最高になると思います。

所感とは「会議の雰囲気や発言の仕方からあなたがどのようなニュアンスを感じたか」ということです。

 

例えば、ある会議中に「その意見に賛成です」と発言した人がいたとしても、渋々賛成している時もあれば、積極的に絶対賛成!という場面もあると思います。

こうした会議での雰囲気を書いておくことで議事録から会議の情景が浮かぶようになります。

 

結果的に、会議に参加していない人でも議事録を読むことで会議に参加した人と同じように理解できるんです。

最初は難しいと思いますが、ぜひ所感まで書いて「できる人が書く議事録」を書いてくださいね。

注意

お客さんに納品する議事録に所感を記載する際は、言葉を選んで書くまたは書かない方が良い時もあるので、その点は気をつけてくださいね。

2. 良い議事録の書き方は?

ここまで良い議事録ってなんなのか?という点について解説してきまして。

ここからは具体的にどうやって良い議事録を書けば良いのか?その方法について解説していきます。

良い議事録を書く方法で僕が実践していることは2つあるので紹介します。

それは

  • 会議中は発言を全てメモする
  • 会議後は言葉を補いながら清書する

では早速ですが、1つずつ説明していきますね。

会議中は発言をすべてメモする

1つ目の方法は「会議中は発言を全てメモする」ということです。

議事録は要点だけかけば良いんじゃないの?と思いませんか。

確かに最終的には要点だけをまとめて美しい議事録を作れれば良いです。

 

しかし、新社会人になった方や若手社会人の方は自分でどの発言が重要でどの発言は重要でないかわからない方が多いと思います。

 

そうすると自分では大事なポイントをメモったにも関わらず要点が抜けていたり、その発言の理由が抜けていたりするんです。

そうすると議事録としては全く意味がないものになってしまいますよね。

だから、まずは全ての発言を書き取るマインドを持ってください

会議後は言葉を補いながら清書する

2つ目の方法は「言葉を補いながら清書する」です。

会議中に頑張ってメモをとってもそれがわかりやすく構造化されていないといけないですよね。

だから清書をするときは、あなたが言葉を補いながら話し言葉から書き言葉に内容を変えていく時間です。

 

具体的に説明すると、会議中は「あれ」「それ」「さっきの話では・・」といったようにとても多くの指示語が出てきます。

他にも、「売上を上げるには単価変えるしかないよ」と発言されたときはその前提として「数量は各店舗に限界まで置いてもらっているしこれ以上の余地がない」という意味が抜けているかもしれません。

こうした会話の中で抜けている部分や指示語を補わないと、初めて読んだ人には伝わりません。

 

あなたが議事録を読む立場になった時に、決定事項に「単価の改善を図る」と書いてあった時どう思いますか?

おそらく、「なんで?」と思いますよね。

議事録はその文章を読んで理解できないといけないので、理由をしっかり補い、これ、それなどの曖昧な言葉を具体的に書いておくことがとても大切になります。

 

 

3. 短時間で議事録を書く方法は?

ここまで見てきた議事録の書き方をするにも、「そんなに議事録に時間をかけられないよ」という方がほとんどだと思います。

私も新社会人の時はそう思っていました。

ビジネスの場面では、議事録はよく会議時間と同じ時間以内に仕上げることとよく言われますが、私も「上司からは2時間の会議は2時間以内に議事録を書いてね」と言われてきました。

 

当時の僕は「そんなの無理だよ・・・構造化も時間かかるし、言葉補うのも難しいし」と思っていました。

とはいえ、入社して半年〜1年後には会議と同じ時間に書くことができました。

そのコツを3つ紹介しますね。

会議前にアジェンダを確認する

1つ目は会議前にアジェンダを確認しておくことです。

もう少しいうと、アジェンダを確認して議事録の骨子を作っておくことです。

例えば、今回の会議が「新規事業の方向性についての会議」と想定しましょう。

その時アジェンダはおそらく

  • 新規事業の目的とゴール
  • 外部環境分析
  • 内部環境分析
  • 新規事業の方向性

と行ったような内容になると思います。これを先に議事録に書いておくことで構造化する時間を短縮します。

つまり発言が出た時に「あ、これはいま内部環境の話だな」、「これは新規事業の方向性に関しての話だな」という風に、発言のメモを取りながら構造化をある程度しておくことです。

もちろん聴きながら全て構造化するのは難しいですが会議中にメモを取りながら少しでも構造化をしておくと、清書をする時間をぐっと減らすことができます。

会議前に落としどころを把握しておく

2つ目のコツは「会議前に落とし所を把握しておく」ことです。

会議は何かを決定するために行われます。ということは、会議での起案者はプレゼンをする人はどこかに結論を持っていきたいと考えているのが普通です。

 

例えば先ほどの「新規事業の方向性についての会議」の場合落とし所が「介護を必要とするような方への宅配弁当事業に参入する」というところだとしましょう。

そうすると事前にこれがわかっているとおそらく議論で話されることは

  • 介護を必要とする方を選んだ理由
  • メリットやデメリット
  • 宅配弁当事業のビジネスモデル

というような内容でしょう。

 

事前に起案者に確認しておくことで、会議中に発言を予測できたり、落ち着いて構造化しながらメモを取ることができます。

すると結果的に落とし所に関して全く関係のない話はメモを取らなくて良いので、清書する時間が短縮されます。

さらには事前に会議の落とし所や何が話されるのかを確認しておくと自分の理解も深まるので損はないです。

タイピングを早くする

最後にですが、すごく当たり前のことを簡単にお伝えしておきます。

それはタイピングスピードを早く正確にすることで確実に発言をメモに落とし込めるようにしておくことです。

その1つの手段としてブラインドタッチがあります。キーボードを見ないで打つことです。

ぜひトライして、キーボードを見なくても早く正確に議事録が取れるように頑張ってください。

 

会議の落とし所を理解しておくことなどはすごく大切なのですが、

そもそも会議で発言されていたことをしっかりメモとして取りきれていないと全く意味がありません。

なのでタイピングスピードは絶対に早くしておいてください。

 

コツとしては、小さな会議とかどんな場面でも良いのでひたすらパソコンでメモを取り続けてみてください

この時に、発言されたスピードと同じスピードでタイピングするよう心がけてみてください。

初めは全くついていけませんが、慣れてくると大体ついていけるようになります。

ついていけるようになるとタイピングスピードとしては申し分ないので自信を持ってくださいね。

 

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